研修会の中止はどう伝える?講師へのお断りメール例

(※本ページは2021年7月21日に更新されました。)

研修会を企画していても、新型肺炎コロナウイルス感染拡大の影響や自然災害の発生などで、やむを得ず研修会や講習会を中止にすることもあります。
中止や延期を決めたときに、問題となるのは講師への連絡です。
そこで、本記事では、研修会等が中止となった際の講師へ失礼のないメールでの伝え方を紹介しています。
以下のようなヒトに向けです。

  • 講師に快諾いただいた後、やむを得ない理由でお断りする必要がある。
  • お断りする際に、ベースとなる雛形を知りたい。
  • 講師へお断りを伝えながら、できるだけ不快な思いはさせないようにしたい。

まずは、例文をご紹介します。

研修会の中止を伝えて延期を提案するメール例

それでは、例文です。
新型肺炎コロナウイルス感染拡大の影響で、対面研修会を延期する運びとなり、主催者から講師へ送る状況を想定しています。
流れはこのままでも、オレンジラインは想いの部分なので、ここは自分の言葉で書いてくださいね。

【○月○日研修会延期のご相談】日本リハフィット協会 〇〇
大変お世話になっております。
日本リハフィット協会の〇〇です。

○月○日の研修会を、延期または中止させていただく形となりました。
新型コロナウィルスの感染拡大によって、受講生や講師の〇〇先生への感染リスクを考慮した結果、本当に残念ながらこのような形をとらせていただきました。

ご快諾くださり、予定をあけてくださっていたにも関わらず、申し訳ありません。

先生のお話を聞けるのは本当に有難いお話ではあるので、当協会としては、出来れば延期の方向でお願いしたい気持ちで一杯です。
(何年先でも待ちます!)

延期を了承してくださる場合は、2021年度以降の〇〇曜日を挙げてくだされば、すぐにでも開催に向け予定を調整いたします。
しかしながらお忙しいとは思いますので、今回は中止という形でも仕方ありません。

このような形になってしまい、大変ご迷惑をおかけします。
誠に勝手ながら、延期または中止の、ご返信をよろしくお願い致します。


一般社団法人日本リハフィット協会
〇〇
講師へお断りをいれる際のメール例


あくまで一例ですが、このようなカタチであれば講師に不快に思われずに済むかと思います。
このような例文になった理由を下記で解説します。
理由を把握することで、自分なりのメール文を作成できます。
それでは、講師へお断りする際の目的です。

講師へお断りする際の目的

主催者と講師
主催者と講師の関係を大切に

アナタが開催する研修会や学会に、その講師はふさわしいと判断した上で、お願いするに至ったのだと思います。
また、依頼を受ける講師側も、行われる研修会や学会に貢献しようと、依頼を受けたのだと思います。
主催者も講師側も、お互いを想い合っている、いわゆる両想いと言えます。
長年連れ添った両想いの夫婦であっても、夫の何気ない一言で夫婦関係が破綻するようなことありますよね?
両想いだからこそ、お断りは相手を気遣い、丁寧に行う必要があります。

つまり、講師へお断りするだけでなく、主催者と講師の関係を守り育みながら円滑にお断りすることが真の目的です。
この真の目的を達成するために、必要なことは2つです。

「書く技術」
「想い」

「書く技術」が未熟だと、想いが伝わらないばかりか、誤解されてしまう可能性があります。
「想い」がないと(伝わらないと)、講師は二度とアナタと研修会を行いたいと思わないでしょう。

「書く技術」を深掘りしていきます。

講師へ丁寧にお断りするための書く技術

書く技術は、シンプルなものの、できていないヒトがほとんどです。
ここでは、メールに絞ってご説明します。
電話や直接会ってお断りする際も、原則は同じです。

文章の書き方

メール
メールは書く技術の基本練習に最適です

文章の書き方は、総論から書いて、各論、結論という流れを意識しましょう。
メールでは、各論や結論を省いても良いです。

総論

各論

結論
常に総論→各論→結論を意識しましょう。


総論では、メールで伝えるメインの内容を記載します。
具体的には、メールの目的と相手へのお願いをいれます。

ダラダラと前振りが続き、最後にお願いが入っているメールをよくみかけます。
メールの送り手からすると、お願いすることは頭に入っているので、前振りのダラダラした文章は気になりません。
しかし、読み手の立場に立つと、最後まで読まないとお願い内容がわからないのは、大変ストレスです。

そのため、総論は、各論や結論を読まなくても、メールの概要が分かる必要があります。
忙しい講師は、アナタの書いた言い訳じみた文章を見る時間はありません。
講師のことを思えば思うほど、総論で完結することがポイントです。

冒頭の例文のように、研修会が中止になって、講師へお断りする場合は以下の流れになります。

① メールの挨拶文の後、すぐに研修会の中止を伝えます。
② 理由を入れます。(新型コロナウイルス感染拡大予防のため、など)
③ 謝罪と感謝を伝えます。
④ 提案をいれます。
⑤ 講師にどう行動してほしいかを伝えます。

挨拶文

①中止を伝える

②理由

③謝罪

④⑤講師に行ってほしい行動を記載

強調すべき点を繰り返す
講師へ研修会の中止を伝える書き方はこんなイメージ


本文ができたところで、件名です。

件名の書き方

大変お忙しい講師にとって、究極の目標は、件名でメール内容を判断できることです。
そのため、件名に用件を含むことをオススメします。
例えば、【研修会の中止のご連絡】みたいに書きます。
また、【※重要 研修会の中止のご連絡】と書くと、件名だけで研修会の中止が認識でき、かつ重要なことと分かるので、早めにメールを確認しようと行動できます。

何気なく、件名をつけていた方は、今日から効果的な件名をつけてみましょう。
書く技術を一通り学んだところで、「想い」です。

講師へ丁寧にお断りするための想い

ポイントは、3つあります。
Noをもらう勇気をもつこと端的に伝えること想いをいれること、です。

①Noをもらう勇気

研修会の延期または中止を報告するわけですから、良い報告ではありません。
延期を提案したものの、断られる可能性もあります。
断られるのを気にして、ハッキリと言わないのは、アナタの信用を落とします。
今回断られても、アナタが信用に値すると講師が判断すれば、いつか講師を引き受けてくださるかもしれません。

②端的に伝える

これは散々言っていることで、悪い報告であればあるほど、端的に述べた方が良いです。
悪い報告をハッキリと報告できると、逆に信用が上がります。
なぜなら、悪い報告であっても、講師にとって必要な情報だからです。
研修会中止報告を端的に伝えられることで、講師は他の準備や予定に時間を費やすことができます。

③想いを入れる

Noをもらう勇気と端的に伝えることを意識しすぎて、冷たいメールのような印象を与えてしまう恐れがあります。
特にメールは無機質となりやすいです。
文面のみで感情を表す必要があります。

ここはできるだけ、自分の言葉で書きます。
自分の想いをそのまま、言葉にします。
書く技術を参考にしつつ、その時の感情に正直に記載しましょう。

少しでも参考になり、主催者と講師の関係が良好なもので維持されることを願っています。

書き方や書きはじめに悩んだときのオススメの良書

書き方を学ぶときに、オススメの本がコチラです。
書き方や伝え方に悩んでいる方は、この本を読むことで伝わる文章が書けるようになります。
オススメの本です。

書き始めが苦手な方は、コチラがオススメです。

無料公式LINEに登録して、有益な情報をゲットしましょう

当協会では、無料で有益な情報を公式LINEで発信しています。
【スマホの場合】
LINEボタンをクリックし、LINEを開いたら、友達追加をクリック
【PCの場合】
LINEボタンをクリックすると、QRコードが出現するので、スマホでLINEを開いて友だち追加のQRコード読み取りから追加

友達追加後、不要な場合はブロックしていただければ、解除も簡単です。
ぜひ、一旦追加してみてください。