【例文あり】初回予約の反応が200%良くなる自動返信メールの作り方
私は、マンツーマンで運動を指導する施設、リハビリセンターReha fitを運営しています。
そんな立場からの記事です。
マンツーマン運動指導の予約は、電話の他に、ホームページからも受け付けています。
ホームページから予約した時に、自動返信メールの内容に悩むことはありませんか?
実は、この記事で紹介する『自動返信メールの例文』を知ると、予約の際の自動返信メールを誰でも簡単に作ることができます。
なぜなら、私たちは色々な自動返信メールを分析して、分かりやすくシンプルな内容にたどり着いたからです。
この記事では、自動返信メールの例文とその理由をご紹介します。
記事を読み終えると、効果的な自動返信メールを自分で簡単に作ることができます。
![メール](https://rehafit-jp.com/wp-content/uploads/2020/05/3239893_s.jpg)
目次
自動返信メールの例文
早速、例文です。
この例文は、Reha fitで実際に使っている自動返信メールの内容です。
お客様は、ホームページからマンツーマン運動指導の初回予約フォームを入力します。
その直後に送られてくる自動返信メールです。
この度は、初回体験のお申込みをしていただき、ありがとうございます。 お申込み内容を確認させていただいた後、2営業日以内に、当センターからお電話で連絡いたしますので、もうしばらくお待ちください。 2営業日を経過しても連絡がない場合は、お手数ですが、再度のお申込みをよろしくお願い申し上げます。 Reha fit(リハフィット) 363-0009 埼玉県桶川市坂田東2-8-13 電話番号:048-729-2455 営業日時:火〜土 9:00〜18:00(日月休み) |
細かいポイントは後ほどご紹介します。
細かいポイントをご紹介する前に、自動返信メールが必要な理由を解説します。
理由を知っておくと、自動返信メールを作成する応用力が身につきます。
自動返信メールが必要な理由
それでは、自動返信メールが必要な理由を考えてみましょう。
Webから予約申し込みを受け付ける時、自動返信メールは必須ではありません。
予約を受け付ける目的は、店舗で予約を管理するためです。
それにも関わらず、自動返信メールが必要な理由は2つあります。
1)お客様が予約フォームを送ったことを自分で確認できる
2)次の行動を提示できる
それぞれ説明します。
お客様が予約フォームを送ったことを自分で確認できる
自分がお客様であれば、予約・申込みの連絡ができたのか気になりますよね。
「オレは気にしないぜ」って方もいるかもしれませんが、気になる人が一定数いた実例があります。
とある研修会で、自動返信メールは設定せずに申し込みを受付けました。
すると、自動返信メールがある研修会の2倍以上、重複の申し込みがありました。
なぜ重複の申し込みが増えたのか。
それは、申し込めたか気になったからです。
「申し込みは完了しました。」と、画面上に完了メッセージは出ています。
完了メッセージは出ていても、行きたい研修会に申し込めていないと嫌だから、何度か申し込んだようです。
一方、自動返信メールがあった場合は、どうでしょうか?
自動返信メールというカタチで、完了メールが届きます。
それ自体は、完了メッセージと同じです。
何が違うのか?
メールは記録として残ります。
メールを使わないで記録として残す方法は他にもあります。
例えば、完了メッセージをスクショしても良いでしょう。
ただ、完了メッセージは他のボタンを押すと消えてしまいます。
一方、メールは受信フォルダにずっと残ります。
「あれ?申し込んだっけ?」と、後日不安になっても、メールを見返せば良いのです。
以上のことから、お客様が予約フォームを送ったことを確認できるという点で、自動返信メールは必要です。
![スマホ](https://rehafit-jp.com/wp-content/uploads/2021/07/smartphone-1184883_1920-796x1024.png)
次の行動を提示できる
2つ目の自動返信メールが必要な理由は、次の行動を提示できることです。
お客様がWeb上で予約するときの行動は、大きく2つです。
①予約する
②行動する
店舗側は、「①予約する」タイミングでは、余計な情報は除いて予約して貰う必要があります。
予約まで色々と確認があったり、注意事項だらけだと、予約する気は失せますよね。
そのため、①予約する、②行動する、は分けておく必要があります。
分けておくためには、予約画面では行動まで説明しない方が良いです。
そんな時、自動返信メールに次の行動を記載します。
そうすることで、ホームページ等では、予約してもらうことに全集中できます。
次の行動の例は、
例)店舗から折返し連絡が来るまで待つ
例)3日以上、連絡がこなければ、再度申し込む
などが挙がります。
これを、予約画面の中に、
※予約をしたあと、店舗から折り返し連絡がきます。
折返し連絡があるまでは、お手数ですが、お待ちください。
また、万が一3日以上連絡がこない場合は、お手数ですが、再度のお申し込みをお願い申し上げます。
って書いてあっても覚えてないですよね。
予約するときは、予約のこと。
予約したあとは、次の行動。
お客様の頭の中をシンプルにしてあげましょう。
以上から、①予約する、②行動する、を分けるために自動返信メールが必要です。
ここまでで、自動返信メールが必要な理由は何となく理解できたかと思います。
それでは、自動返信メールの例文から内容のポイントをご紹介します。
![](https://rehafit-jp.com/wp-content/uploads/2021/07/mail-2048128_1920-1024x927.png)
例文に入れた内容のポイント
例文を見直してみましょう。
この度は、初回体験のお申込みをしていただき、ありがとうございます。 お申込み内容を確認させていただいた後、2営業日以内に、当センターからお電話で連絡いたしますので、もうしばらくお待ちください。 2営業日を経過しても連絡がない場合は、お手数ですが、再度のお申込みをよろしくお願い申し上げます。 Reha fit(リハフィット) 363-0009 埼玉県桶川市坂田東2-8-13 電話番号:048-729-2455 営業日時:火〜土 9:00〜18:00(日月休み) |
ありきたりのようで、考え抜かれたポイントがあります。
・何に関する自動返信かを御礼とともに記載
・お客様の行動を記載
・トラブルの際の行動を記載
・営業日時を記載
順に説明します。
何に関する自動返信かを御礼とともに記載
一行目の、「この度は、初回体験のお申込みをしていただき、ありがとうございます。」は、単なる御礼ではありません。
文中の「初回体験のお申込み」が、とても重要です。
これで何に対しての自動返信かを、明確にしています。
よくある分かりづらい例は、「この度は、お問い合わせをしていただき、ありがとうございます。」
何に対してフォームを送ったかが分かりません。
そのため、自動返信メールの意味をなしていません。
具体的に入れたものに御礼をくっつけることで、一文でシンプルにわかりやすくなります。
![](https://rehafit-jp.com/wp-content/uploads/2021/07/thank-you-1428147_1920-988x1024.png)
お客様の行動を記載
予約した次の行動を、お客様は気にしています。
必ず、次の行動を入れましょう。
例文では、「お申込み内容を確認させていただいた後、2営業日以内に、当センターからお電話で連絡いたしますので、もうしばらくお待ちください。」
ご予約を行ったお客様に対して、当センターが行うことは、2営業日以内にお電話することです。
この間、お客様が行うことはありません。
そのため、お客様には待つことをお願いしています。
「行動」は、「誰が」「いつ」「行うか」を明確にしましょう。
もう一つのポイントは、数字でしっかりと表していることです。
「もうしばらくお待ち下さい」だけでは、いつまで待てばよいか分かりません。
「もうしばらく」は、「1時間程度」と思う人もいれば、「1週間」くらいと思う人もいるでしょう。
なので、明確に「数字」で記載する必要があります。
トラブルの際の行動を記載
当センターの場合、予約連絡はセンターのPCにメールで来るように設定しており、毎日確認しておりますが、予約を見落とす可能性もあります。
また、フォームサイトのトラブルなどが起きる可能性もあります。
そうなると、予約したのに、連絡が来ない状態になってしまいます。
予約したお客様はどのような気持ちでしょうか?
「まだ連絡こないな。」
「どうしたのかな。」
不安が、怒りに変わるかもしれません。
「せっかく予約したのに、なんの連絡もない。」
「あんなところ、二度と予約するもんか!」
こうならないように、念の為にお客様の行動を記載しています。
「2営業日を経過しても連絡がない場合は、お手数ですが、再度のお申込みをよろしくお願い申し上げます。」
こう書くことで、万が一、確認不足やフォームのシステムトラブルがあっても、お客様を不安にしたままにせず、行動してもらえます。
![信頼、安心。](https://rehafit-jp.com/wp-content/uploads/2021/07/hand-853188_1920-1024x508.jpg)
営業日時を記載
大手のWEbサービスでも意外と見落としがちな、営業日時の記載。
お客様は、あなたの店舗の営業日時を把握しているわけではありません。
2営業日と言われても、いつが営業日か分かりません。
それを一旦、ホームページを確認し直すのは、手間がかかります。
それを防ぐために、最後の店舗名の部分に、営業日時を入れておきます。
こうすれば、このメールだけで、営業日時の把握ができます。
まとめ
いかがだったでしょうか?
今回は、自動返信メールの例文を紹介しました。
お客様の気持ちを考え、あなたのビジネスにあった自動返信メールを作成してくださいね。
書くときにとても学びになった本
文章の基礎を学べます。
「パラグラフ」という言葉を初めて聞いた方や、使いこなせていない方は、必見です。
良い文章と言われるものから、共通点を分かりやすく説明してくれます。
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投稿者プロフィール
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執筆監修
一般社団法人日本リハフィット協会 代表理事
国家資格(理学療法士取得)
脳卒中認定理学療法士
総合病院に10年勤務後、
埼玉県桶川市→上尾でリハビリ施設設立 5年目
2018年に日本離床学会で最優秀演題賞を受賞
臨床とビジネスの双方から挑戦を繰り返している
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〒362-0074 埼玉県上尾市春日1-23-7
一般社団法人日本リハフィット協会
電話番号:048-788-4608
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