【例文あり】初回予約の反応が200%良くなる自動返信メールの作り方

私は、マンツーマンで運動を指導する施設、リハビリセンターReha fitを運営しています。
そんな立場からの記事です。

マンツーマン運動指導の予約は、電話の他に、ホームページからも受け付けています。

ホームページから予約した時に、自動返信メールの内容に悩むことはありませんか?

実は、この記事で紹介する『自動返信メールの例文』を知ると、予約の際の自動返信メールを誰でも簡単に作ることができます。

なぜなら、私たちは色々な自動返信メールを分析して、分かりやすくシンプルな内容にたどり着いたからです。

この記事では、自動返信メールの例文とその理由をご紹介します。

記事を読み終えると、効果的な自動返信メールを自分で簡単に作ることができます。

メール

自動返信メールの例文

早速、例文です。

この例文は、Reha fitで実際に使っている自動返信メールの内容です。

お客様は、ホームページからマンツーマン運動指導の初回予約フォームを入力します。
その直後に送られてくる自動返信メールです。

この度は、初回体験のお申込みをしていただき、ありがとうございます。
お申込み内容を確認させていただいた後、2営業日以内に、当センターからお電話で連絡いたしますので、もうしばらくお待ちください。

2営業日を経過しても連絡がない場合は、お手数ですが、再度のお申込みをよろしくお願い申し上げます。

Reha fit(リハフィット)
363-0009 埼玉県桶川市坂田東2-8-13
電話番号:048-729-2455
営業日時:火〜土 9:00〜18:00(日月休み)

細かいポイントは後ほどご紹介します。

細かいポイントをご紹介する前に、自動返信メールが必要な理由を解説します。
理由を知っておくと、自動返信メールを作成する応用力が身につきます。

自動返信メールが必要な理由

それでは、自動返信メールが必要な理由を考えてみましょう。

Webから予約申し込みを受け付ける時、自動返信メールは必須ではありません。
予約を受け付ける目的は、店舗で予約を管理するためです。

それにも関わらず、自動返信メールが必要な理由は2つあります。

1)お客様が予約フォームを送ったことを自分で確認できる

2)次の行動を提示できる

それぞれ説明します。

お客様が予約フォームを送ったことを自分で確認できる

自分がお客様であれば、予約・申込みの連絡ができたのか気になりますよね。

「オレは気にしないぜ」って方もいるかもしれませんが、気になる人が一定数いた実例があります。

とある研修会で、自動返信メールは設定せずに申し込みを受付けました。
すると、自動返信メールがある研修会の2倍以上、重複の申し込みがありました。

なぜ重複の申し込みが増えたのか。

それは、申し込めたか気になったからです。
「申し込みは完了しました。」と、画面上に完了メッセージは出ています。

完了メッセージは出ていても、行きたい研修会に申し込めていないと嫌だから、何度か申し込んだようです。

一方、自動返信メールがあった場合は、どうでしょうか?

自動返信メールというカタチで、完了メールが届きます。
それ自体は、完了メッセージと同じです。

何が違うのか?
メールは記録として残ります。

メールを使わないで記録として残す方法は他にもあります。
例えば、完了メッセージをスクショしても良いでしょう。

ただ、完了メッセージは他のボタンを押すと消えてしまいます。
一方、メールは受信フォルダにずっと残ります。

「あれ?申し込んだっけ?」と、後日不安になっても、メールを見返せば良いのです。

以上のことから、お客様が予約フォームを送ったことを確認できるという点で、自動返信メールは必要です。

スマホ

次の行動を提示できる

2つ目の自動返信メールが必要な理由は、次の行動を提示できることです。

お客様がWeb上で予約するときの行動は、大きく2つです。

①予約する
②行動する


店舗側は、「①予約する」タイミングでは、余計な情報は除いて予約して貰う必要があります。
予約まで色々と確認があったり、注意事項だらけだと、予約する気は失せますよね。

そのため、①予約する、②行動する、は分けておく必要があります。

分けておくためには、予約画面では行動まで説明しない方が良いです。
そんな時、自動返信メールに次の行動を記載します。

そうすることで、ホームページ等では、予約してもらうことに全集中できます。

次の行動の例は、

例)店舗から折返し連絡が来るまで待つ
例)3日以上、連絡がこなければ、再度申し込む

などが挙がります。

これを、予約画面の中に、

※予約をしたあと、店舗から折り返し連絡がきます。
 折返し連絡があるまでは、お手数ですが、お待ちください。
 また、万が一3日以上連絡がこない場合は、お手数ですが、再度のお申し込みをお願い申し上げます。

って書いてあっても覚えてないですよね。

予約するときは、予約のこと。
予約したあとは、次の行動。

お客様の頭の中をシンプルにしてあげましょう。

以上から、①予約する、②行動する、を分けるために自動返信メールが必要です。

ここまでで、自動返信メールが必要な理由は何となく理解できたかと思います。
それでは、自動返信メールの例文から内容のポイントをご紹介します。

例文に入れた内容のポイント

例文を見直してみましょう。

この度は、初回体験のお申込みをしていただき、ありがとうございます。
お申込み内容を確認させていただいた後、2営業日以内に、当センターからお電話で連絡いたしますので、もうしばらくお待ちください。

2営業日を経過しても連絡がない場合は、お手数ですが、再度のお申込みをよろしくお願い申し上げます。

Reha fit(リハフィット)
363-0009 埼玉県桶川市坂田東2-8-13
電話番号:048-729-2455
営業日時:火〜土 9:00〜18:00(日月休み)

ありきたりのようで、考え抜かれたポイントがあります。

・何に関する自動返信かを御礼とともに記載
・お客様の行動を記載
・トラブルの際の行動を記載
・営業日時を記載


順に説明します。

何に関する自動返信かを御礼とともに記載

一行目の、「この度は、初回体験のお申込みをしていただき、ありがとうございます。」は、単なる御礼ではありません。

文中の「初回体験のお申込み」が、とても重要です。
これで何に対しての自動返信かを、明確にしています。

よくある分かりづらい例は、「この度は、お問い合わせをしていただき、ありがとうございます。」
何に対してフォームを送ったかが分かりません。

そのため、自動返信メールの意味をなしていません。
具体的に入れたものに御礼をくっつけることで、一文でシンプルにわかりやすくなります。

お客様の行動を記載

予約した次の行動を、お客様は気にしています。
必ず、次の行動を入れましょう。

例文では、「お申込み内容を確認させていただいた後、2営業日以内に、当センターからお電話で連絡いたしますので、もうしばらくお待ちください。」

ご予約を行ったお客様に対して、当センターが行うことは、2営業日以内にお電話することです。
この間、お客様が行うことはありません。

そのため、お客様には待つことをお願いしています。

「行動」は、「誰が」「いつ」「行うか」を明確にしましょう。

もう一つのポイントは、数字でしっかりと表していることです。
「もうしばらくお待ち下さい」だけでは、いつまで待てばよいか分かりません。

「もうしばらく」は、「1時間程度」と思う人もいれば、「1週間」くらいと思う人もいるでしょう。
なので、明確に「数字」で記載する必要があります。

トラブルの際の行動を記載

当センターの場合、予約連絡はセンターのPCにメールで来るように設定しており、毎日確認しておりますが、予約を見落とす可能性もあります。
また、フォームサイトのトラブルなどが起きる可能性もあります。

そうなると、予約したのに、連絡が来ない状態になってしまいます。
予約したお客様はどのような気持ちでしょうか?

「まだ連絡こないな。」
「どうしたのかな。」

不安が、怒りに変わるかもしれません。

「せっかく予約したのに、なんの連絡もない。」
「あんなところ、二度と予約するもんか!」

こうならないように、念の為にお客様の行動を記載しています。

「2営業日を経過しても連絡がない場合は、お手数ですが、再度のお申込みをよろしくお願い申し上げます。」
こう書くことで、万が一、確認不足やフォームのシステムトラブルがあっても、お客様を不安にしたままにせず、行動してもらえます。

信頼、安心。

営業日時を記載

大手のWEbサービスでも意外と見落としがちな、営業日時の記載。
お客様は、あなたの店舗の営業日時を把握しているわけではありません。

2営業日と言われても、いつが営業日か分かりません。
それを一旦、ホームページを確認し直すのは、手間がかかります。

それを防ぐために、最後の店舗名の部分に、営業日時を入れておきます。
こうすれば、このメールだけで、営業日時の把握ができます。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は、自動返信メールの例文を紹介しました。
お客様の気持ちを考え、あなたのビジネスにあった自動返信メールを作成してくださいね。

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