初心者でもできる登記申請。自分で作る役員変更登記の申請【一般社団法人】

私は、2019年に一般社団法人日本リハフィット協会を立ち上げました。

一般社団法人の理事の任期は、2年以内と定められています。
そのため、理事の重任などは、2年以内に法務局に申請する必要があります。

1〜2年に一度、行われるのであれば、自分で行った方が費用をおさえられます。(登録料のみ必要)
司法書士の先生に依頼すると、依頼分のお金がかかります。

そこで今回、初めて自身で登記申請に行ってきました。

申請へ向け、法務局のホームページや、司法書士の事務所のサイトを何度も確認しました。
私には、とても難しかったです。公的書類…そんなの作ったことないよ〜って。

法務局

そんな立場からの記事です。

司法書士の先生にお願いしたいけど、費用をおさえたいですよね?

実は、この記事で紹介する『役員変更登記申請の方法』を知ると、自分で役員変更登記申請を行えます。

なぜなら、私は初心者で申請してみて、登記を行えたからです。

この記事では、役員変更登記申請の方法をご紹介します。

記事を読み終えると、役員変更登記申請の初心者でも、自分でできます。

※本記事は自分で行った経験を書いているため、条件によって当てはまらない場合があります。詳しくは管轄法務局や司法書士にご確認ください。

登記申請の流れ

登記申請の大まかな流れです。

  1. 必要書類を準備する。
  2. 必要書類を持って管轄の法務局へ行く。
  3. 登録に必要な収入印紙を買って貼る。(法務局で買える)
  4. 法務局の窓口に収入印紙を貼った必要書類一式を提出する。
  5. 不備がある場合は連絡があり、指摘内容を修正して再提出。ない場合は、予定日に登記完了。

2〜4は、法務局内で完結します。
なので、登記申請における最重要のポイントは、「1.必要書類を準備する」ことです。

これが全てと言っても過言ではありません。

それでは、最重要ポイントの必要書類をみていきましょう。

必要書類を準備する

役員変更登記の申請で必要な書類は、

①役員変更登記申請書
②定款
③社員総会議事録
④理事の互選書
⑤代表理事の就任承諾書


です。一つずつみていきます。

①役員変更登記申請書

役員変更における登記申請では、「役員変更登記申請書」を使用します。
「役員変更登記申請書」は、法務局のホームページからダウンロードできます。

ダウンロードの手順です。
法務局のホームページへ入ります。

商業・法人登記申請手続きのページを開きます。(以下の画面になります)

法務局
法務局より引用

左下の、「一般社団法人」と書かれた青のボタンをクリックします。
クリックすると、下の画面です。

法務局
法務局より引用

役員変更をクリックします。

クリックすると、下の画面です。

法務局
法務局より引用


申請用紙は、Wordでダウンロードしました。

まずは、記載例をダウンロードしましょう。

記載例を見ながら申請書を作ります。
記載例通りに上から記入すればOKです。

今回、役員の重任・退任だったので、登記すべき事項には、

「役員に関する事項」
「資格」代表理事
「住所」◯県◯市◯◯丁目◯番地◯
「氏名」實結樹
「原因年月日」令和◯年◯月◯日重任


「役員に関する事項」
「資格」理事
「氏名」◯◯◯
「原因年月日」令和◯年◯月◯日退任


のように記載します。

添付書類の部分には、添付した書類の横に「1通」と記載します。

定款                1通
社員総会議事録           1通
理事会議事録(又は理事の互選書)  1通
就任承諾書             1通
印鑑証明書              通
委任状                通
です。

私が迷ったのは、2ページ以上になる場合、「契印」が必要となっていた点です。

この申請書だと収入印紙を貼るページが2ページ目になるので、「契印」が必要です。

「契印」「割り印とどう違う?」…どうしようと悩んだ末、名案が浮かびました。

私は、
A42枚を合わせて、A3 1枚にして提出しました。

1枚であれば、「契印」は不要です。
(契印を押しても良いのですが、印鑑を押すのがあんまり得意じゃなくて…)

ちなみに…
法務局で、上の受付番号票貼付欄のところに、「法人実印」を押しました。

なので、書類のほか、「法人実印」も忘れずに持っていきましょう。

②定款

続いて、定款です。

私はそもそも、
・ワードの定款を更新して出すのか
・定款の原本をコピーするのか

すらわかりませんでした。

正解は、
・定款の原本をコピーして提出しました。

ここでも、独特のポイントがありました。
それは、「定款」のコピーの最終ページの一番下の部分に、原本証明を行う必要があります。

原本証明とは、以下の内容を赤字で記載することです。

以上、原本に相違ありません。
 令和◯年◯月◯日
 一般社団法人日本リハフィット協会 
 代表理事 實 結樹   印(代表者印)


原本のコピーの最終ページに、忘れないように記載しましょう。

③社員総会議事録

社員総会の議事録も必要です。
議事録の議案です。

第一号議案 事業報告及び決算の承認に関する件
第二号議案 理事選任の件

この内容を記載した下の部分に、
「議長は、以上をもって本日の議事を終了した旨を述べ、午前◯時◯分に閉会した。 
 以上の決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長及び出席理事がこれに記名押印する。
 令和◯年◯月◯日」と記載しました。

その真下に、

定時社員総会

こんな感じで、代表理事と理事(社員)の印鑑をそれぞれ押印しました。

代表理事の印鑑は、代表印です。
その他の理事は、印鑑登録してある印鑑でなくても構いません。

④理事の互選書

代表理事の選定と、各理事の記名押印を記載します。
内容は、下のような感じです。

令和◯年◯月◯日午前◯時◯分、当法人の主たる事務所において、理事の全員の一致をもって、次の事項につき可決確定した。

1 代表理事選定の件  
  〇県◯市◯町◯丁目◯番地◯   
  代表理事  實 結樹

なお、被選定者は、席上その就任を承諾した。

上記の決定を明確にするため、この互選書を作成し、出席理事の全員がこれに記名押印する。

この押印も、代表理事は代表印、他の理事は印鑑登録されていないものでもOKです。
(③社員総会議事録の押印の画像を参照)

⑤代表理事の就任承諾書

重任の場合は不要とありますが、法務局の担当者には「必要です」と言われ、作成しました。

管轄の法務局に確認しましょう。

これは添付のような感じで作成しました。

就任承諾書

ここまでできれば、ほぼ終わったようなものです。

日付や印鑑など、不備がないように再確認しましょう。
書類がそろえば、法務局に行きます。

法務局で申請

管轄の法務局へ行きます。

法務局

印紙を購入して貼る

登録料として、収入印紙を貼る必要があります。
法務局で購入できます。

今回は、10,000円の収入印紙を購入しました。
購入した収入印紙を、「役員変更登記申請書」の印紙欄に貼ります。

法務局には、印紙をはるための水を含んだスポンジが置いてありました。
それを使って貼るだけでOKです。

余計なことはしないように!

窓口に提出

全ての書類を窓口に提出します。

受け付けの方の指示に従い、受け付け欄に、代表印を押しました。

あとは、完了を待つ

その場で、登記完了や不備は分かりません。
私は、その場で分かると思い、法務局でドキドキしながら申請しました。

なので、ドキドキもむなしく、静かに提出しました。

書類などに不備がある場合は、連絡があるようです。
不備がない場合は、連絡はなく、登記予定日(これも教えてくれます)に登記完了するそうです。

登記の経過や結果は、問い合わせても教えていただけないようなので、静かに待ちましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか?
本記事では、私が実際に行った一般社団法人の役員変更登記申請をご紹介しました。

ちょっとしたポイントがあるので、そのあたりが面倒だと感じる方は、司法書士の先生に依頼すると良いです。
その分、お金はかかります。

お金と時間を天秤にかけ、検討しましょう。
私は初めてだったので、大変だったものの、振り返るとシンプルでした。

そのため、来年度以降も自分でできるかな?なんて思っています。
少しでもご参考になれば嬉しいです。

最後まで、お読みいただき、ありがとうございました。

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