研修会を中止するときに知っておきたい!講師へのお断りメールの工夫

最近は、新型肺炎コロナウイルス感染拡大の影響で、やむを得ず研修会や講習会を中止にすることもありますよね。
本記事では、研修会等が中止となり、講師へ失礼のないメールでの伝え方を紹介しています。
本記事は、以下のようなヒトに向いています。

  • 講師に快諾いただいた後、やむを得ない理由でお断りする必要がある。
  • お断りする際に、ベースとなる雛形を知りたい。
  • 講師へお断りを伝えながら、できるだけ不快な思いはさせないようにしたい。

それでは、早速記事をみていきましょう。
本記事は、下記の目次で構成されています。
必要箇所のみ読みたい方は、目次をクリックしてください。

講師へお断りする際の目的

アナタが開催する研修会や学会に、その講師はふさわしいと判断した上で、お願いするに至ったのだと思います。
また、依頼を受ける講師側も、行われる研修会や学会に貢献しようと、依頼を受けたのだと思います。
主催者も講師側も、お互いを想い合っている、いわゆる両想いと言えます。
長年連れ添った両想いの夫婦であっても、夫の何気ない一言で夫婦関係が破綻するようなことありますよね?
両想いだからこそ、お断りは相手を気遣い、丁寧に行う必要があります。

つまり、講師へお断りするだけでなく、主催者と講師の関係を守り育みながら円滑にお断りすることが真の目的です。
この真の目的を達成するために、必要なことは2つです。
「書く技術」と「想い」、です。
まず、「書く技術」が未熟だと、想いが伝わらないばかりか、誤解されてしまう可能性があります。
次に、「想い」がないと(伝わらないと)、講師は二度とアナタと研修会を行いたいと思わないでしょう。

主催者と講師
主催者と講師の関係を大切に

この記事の最後には、「書く技術」と「想い」を踏まえた「例文」をご紹介します。

講師へ丁寧にお断りするための書く技術

書く技術は、シンプルなものの、できていないヒトがほとんどです。
ここでは、メールに絞ってご説明します。
電話や直接会ってお断りする際も、原則は同じです。

文章の構成

文章の書き方は、総論から書いて、各論、結論という流れを意識しましょう。
メールでは、各論や結論を省いても良いです。

総論

各論

結論

総論では、メールで伝えるメインの内容を記載します。
メールの目的と、相手へのお願いをいれます。
ダラダラと前振りが続き、最後にお願いが入っているメールをよくみかけます。
メールの送り手からすると、お願いすることは頭に入っているので、前振りのダラダラした文章は気になりません。
しかし、読み手の立場に立つと、最後まで読まないとお願い内容がわからないのは、大変ストレスです。

総論は、各論や結論を読まなくても、メールの概要が分かる必要があります。
忙しい講師は、アナタの書いた言い訳じみた文章を見る時間はありません。
講師のことを思えば思うほど、総論で完結することがポイントです。

メール
メールできちんと伝えましょう

研修会が中止になって、講師へお断りする場合をみていきます。
メールの挨拶文の後、すぐに研修会の中止を伝えます。
中止を述べてから、理由を入れます。(新型コロナウイルス感染拡大予防のため、など)
理由の後、予定をあけていてくれていたことや、資料作成などの準備を行ってくれていたことが無駄になることを謝罪します。
謝罪を述べた後、提案を書きます。
この提案を受け、講師にどう行動してほしいかを書きます。

挨拶文

中止を伝える

理由

謝罪

講師に行ってほしい行動を記載

強調すべき点を繰り返す

件名の書き方

大変お忙しい講師にとって、究極は件名で判断できることです。
件名に用件を含むことをオススメします。
例えば、【研修会の中止のご連絡】みたいに書きます。
また、【※重要 研修会の中止のご連絡】と書くと、件名だけで研修会の中止が認識でき、かつ重要なことと分かるので、早めにメールを確認しようと行動できます。

何気なく、件名をつけていた方は、今日から効果的な件名をつけて、上司からできる奴だと思われましょう!

講師へ丁寧にお断りするための想い

ポイントは、3つあります。
Noをもらう勇気をもつこと、端的に伝えること、想いをいれること、です。

1つ目のNoをもらう勇気。
研修会の延期または中止を報告するわけですから、良い報告ではありません。
延期を提案したものの、断られる可能性もあります。
断られるのを気にして、ハッキリと言わないのは、アナタの信用を落とします。
今回断られても、アナタが信用に値すると講師が判断すれば、いつか講師を引き受けてくださるかもしれません。

2つ目の端的に伝えること。
これは散々言っていることで、悪い報告であればあるほど、端的に述べた方が良いです。
悪い報告をハッキリと報告できると、逆に信用が上がります。
なぜなら、悪い報告であっても、講師にとって必要な情報だからです。
研修会中止報告を端的に伝えられることで、講師は他の準備や予定に時間を費やすことができます。

3つ目の想いを入れること。
Noをもらう勇気と端的に伝えることを意識しすぎて、冷たいメールのような印象を与えてしまう恐れがあります。
特にメールは無機質となりやすいです。
文面のみで感情を表す必要があります。

ここはできるだけ、自分の言葉で書きます。
自分の想いをそのまま、言葉にします。
伝わる技術は参考にしつつ、その時の感情に正直に記載しましょう。

研修会の延期を提案するメール例

それでは、例文です。
新型肺炎コロナウイルス感染拡大の影響で、対面研修会を延期する運びとなり、主催者から講師へ送る状況を想定しています。
流れはこのままでも、オレンジラインは想いの部分なので、ここは自分の言葉で書いてくださいね。

【○月○日研修会延期のご相談】日本リハフィット協会 〇〇
大変お世話になっております。
日本リハフィット協会の〇〇です。

○月○日の研修会を、延期または中止させていただく形となりました。
新型コロナウィルスの感染拡大によって、受講生や講師の〇〇先生への感染リスクを考慮した結果、本当に残念ながらこのような形をとらせていただきました。

ご快諾くださり、予定をあけてくださっていたにも関わらず、申し訳ありません。

先生のお話を聞けるのは本当に有難いお話ではあるので、当協会としては、出来れば延期の方向でお願いしたい気持ちで一杯です。
(何年先でも待ちます!)

延期をしてくださる場合は、2021年度以降の〇〇曜日を挙げてくだされば、すぐにでも開催に向け予定を調整いたします。
しかしながらお忙しいとは思いますので、今回は中止という形でも仕方ありません。

このような形になってしまい、大変ご迷惑をおかけします。
誠に勝手ながら、延期または中止の、ご返信をよろしくお願い致します。


一般社団法人日本リハフィット協会
〇〇

少しでも参考になり、主催者と講師の関係が良好なもので維持されることを願っています。

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